Digitalizzare documenti cartacei: semplificazione e sicurezza

Nella tua attività di intermediazione assicurativa, i documenti da te generati saranno sicuramente numerosi.

Se non utilizzi già dei processi digitali, hai mai riflettuto sulla loro importanza?

Digitalizzare documenti cartacei per trasformare la tua attività in un’agenzia smart può sembrare, in un primo momento, un’operazione complessa e costosa.

La paura di cambiare i propri sistemi produttivi e, probabilmente, una scarsa fiducia e conoscenza del digitale, scoraggia moltissime aziende ad avviare un processo di digitalizzazione dei documenti.

Ma quali sono i vantaggi che si ottengono in cambio? Quanto guadagno c’è in termini di operatività e ottimizzazione delle risorse?

Perché è davvero utile rivedere tutti i meccanismi della gestione documentale in favore della digitalizzazione?

Semplificazione dei processi con la digitalizzazione

Rifletti, innanzitutto su quanto tempo ci vuole a cercare un documento digitale.

Questa operazione richiede non più di qualche istante.

Digiti delle parole chiave, scorri una categoria specifica, cerchi un periodo di riferimento e il gioco è fatto.

Al contrario, quanto tempo ci metteresti a cercare un vecchio documento nell’archivio? 

Ogni archivio segue regole diverse: in ordine alfabetico, per data di archiviazione, per area geografica e, una volta scelta la metodologia, diventa difficile cambiarla.

La ricerca di un documento all’interno di un archivio può impegnarti per diverse ore, tempo che viene sottratto a processi più produttivi.

Pensiamo poi alla semplificazione nel processare un dato documento: averlo in formato digitale significa poterlo consultare contemporaneamente da più uffici, modificarlo e trasferirlo da un dispositivo a un altro.

Soprattutto non si rischia di perderlo o danneggiarlo. 

La sicurezza nella gestione documentale 

A differenza dei documenti cartacei, che possono andare persi o danneggiati, quelli conservati in formato digitale garantiscono una sicurezza decisamente maggiore.

La mole elevata di documenti che hai sulla tua scrivania dovrà sicuramente essere archiviata e avviare questo processo in maniera “tradizionale” è dispendioso in termini di tempo e di costi. 

Inoltre, con il passare del tempo, i documenti cartacei potrebbero usurarsi o, peggio ancora, smarrirsi.

Avviare un processo di digitalizzazione significa, invece, innanzitutto creare della documentazione sicura e protetta.

Quest’ultima, infatti, può essere tutelata con l’uso di password o di sistemi di criptazione, rendendoli così accessibili solamente a chi ne conosce le combinazioni.

Inoltre, in qualsiasi momento, anche in caso di eliminazione accidentale di un file, è possibile ripristinarlo con dei sistemi molto semplici.

Digitalizzazione: una scelta per l’Ambiente

Un altro aspetto di grande importanza nella scelta di digitalizzare la propria documentazione è l’impatto sull’ambiente. 

Scegliendo di emettere tutta la documentazione in formato digitale, infatti, stai impattando in maniera sensibilmente minore sull’ambiente.

Digitalizzare i propri documenti, non significa solamente avere un risparmio in termini di tempo ma –  anche e soprattutto – nel risparmio di carta, di toner e altri materiali che impattano sull’ambiente.

Digitalizzazione e Innovazione

Dobbiamo sempre considerare che i potenziali clienti di una qualsiasi attività sono perennemente iperconnessi e abituati a gestire moltissime pratiche in formato digitale.

Ad esempio, pensiamo al pagamento delle bollette, agli acquisti online, ai contenuti in streaming di cui usufruiamo costantemente.

L’emergenza sanitaria che ha coinvolto a più livelli tutto il mondo, poi, ci ha costretti a gestire moltissime altre incombenze a distanza, come la formazione, le riunioni, le attività sportive, le questioni burocratiche.

Insomma, siamo sempre più abituati a scegliere servizi digitali piuttosto che recarci nelle sedi di competenza quando dobbiamo svolgere una normale commissione.

Allo stesso modo, anche il settore dell’intermediazione assicurativa, deve essere al passo con i tempi, fornendo una digitalizzazione dei processi.

Un’azienda smart è un’attività che ha una marcia in più e che quindi sarà sempre più competitiva.

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