OAM: comunicazione n. 21/19 – chiarimenti in merito all’obbligo in capo ai mediatori creditizi di dotarsi di un sistema di controllo interno conforme e adeguato

Lo scrivente Organismo (di seguito anche “OAM”), al fine di mitigare e prevenire la diffusione di prassi anomale nel mercato dell’intermediazione del credito o elusive di obblighi di legge, ritiene necessario fornire agli operatori chiarimenti in merito all’obbligo in capo ai mediatori creditizi di dotarsi di un effettivo sistema di controllo interno (di seguito, anche, “SCI”) proporzionato alla propria complessità organizzativa, dimensionale ed operativa.
Dall’attività di vigilanza dell’Organismo è emersa la frequente rilevazione di situazioni di inadeguatezza o carenza di effettività dei sistemi di controllo interno di cui i mediatori creditizi devono ex lege dotarsi.
Molteplici mediatori creditizi, infatti, non si dotano di uno SCI rispondente alla concreta realtà aziendale, ma soltanto di procedure meramente formali ed astratte – talora in realtà descritte in modo puramente teorico e standardizzato – oltreché non accompagnate da alcuna reportistica o azione di costante monitoraggio.
Tali lacune organizzative si pongono in violazione dell’art. 128-septies, comma 1, lett. c), seconda parte, del TUB, dell’art. 4 del Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 22.1.2014, n. 31 – emanato ai sensi dell’art. 29 del D.lgs. 13.8.2010, n. 141 – nonché dei provvedimenti attuativi adottati dall’Organismo, in particolare della Circolare n. 1714 dell’Organismo e delle Linee Guida dello stesso in materia di requisiti organizzativi dei mediatori creditizi, emanate in data 1.10.2014 e qui integralmente richiamate.

Il citato D.M. 22.1.2014, n. 31, ha indicato, in maniera puntuale, le finalità alle quali un adeguato sistema di controllo interno deve tendere, in particolare – tra le altre – “un’efficace gestione e controllo dei rischi derivanti dall’inosservanza e dal mancato adeguamento alle norme di legge, regolamentari e statutarie applicabili all’attività svolta a cui la società è esposta anche in relazione alla rete di soggetti che operano per suo conto” (art. 4, comma 2, lett. a)).

A tale obiettivo si accompagna l’altra finalità concernente “la verifica della conformità dell’attività svolta con norme di legge, regolamentari e statutarie ad essa applicabili e con le procedure interne che la società ha definito per osservarle” (ibidem, lett. c)).
Ne deriva che la presenza di tali sistemi di controllo trova la propria ratio nella tutela del consumatore e nel corretto funzionamento del mercato di riferimento, nel caso di specie quello dell’intermediazione creditizia, essendo quest’ultima strettamente correlata al contenimento dei rischi reputazionali, operativi e legali, ai quali gli operatori devono far fronte mediante adeguati sistemi di controllo dell’attività svolta; tale ratio mutua il fondamento dai principi che informano a monte la stabilità del sistema bancario, di cui gli intermediari del credito costituiscono reti distributive dirette o indirette.
Alla luce di quanto precede, deve essere letto il principio di proporzionalità secondo cui la complessità organizzativa, dimensionale ed operativa influisce sulle modalità di attuazione del sistema di controllo: ciascun mediatore creditizio, pertanto, ai fini della valutazione del predetto principio deve tenere in debita considerazione che il mero dato numerico dei collaboratori a contatto con il pubblico, se limitato, non può di per sé solo consentire controlli meno articolati.

A tal proposito occorre, infatti, valutare anche – a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo – la tipologia dei prodotti finanziari intermediati nonché la struttura organizzativa nel suo complesso, tenendo presente gli strumenti informatici utilizzati in grado di consentire il raggiungimento di una più ampia platea di consumatori.

I presidi organizzativi, proporzionati alle suindicate caratteristiche soggettive e oggettive, devono poi consistere sempre nell’istituzione di una funzione di controllo di secondo livello (compliance e risk management), di una funzione di terzo livello (internal audit) se il numero di collaboratori a contatto con il pubblico è superiore a 20 e, in tutti i casi, di una funzione di antiriciclaggio, unitamente alla nomina dei relativi responsabili.
A tali obblighi, si affianca la predisposizione di una Relazione sui requisiti organizzativi effettivamente riferita alla concreta realtà aziendale ed accompagnata da report periodici di verifica svolti dalla società.

La centralità di tale adempimento è ulteriormente confermata dalla recente modifica intervenuta – a seguito del recepimento degli Orientamenti European Banking Authority sulla governance interna del 21.3.2018 – sulle Disposizioni di Trasparenza della Banca d’Italia applicabili ai mediatori creditizi, con particolare riferimento all’obbligo di assicurare nel continuo la corretta individuazione del target market per ciascuna tipologia di prodotto e la sua coerenza al profilo del cliente, attraverso l’adozione di idonee procedure e l’incremento nei collaboratori dei livelli di conoscenza del mercato di riferimento, di competenza e di capacità (cfr. le modifiche, in data 5.12.2018, alla Sezione XI, così come richiamate dalla Sezione VIII, par. 2, 1° cpv, alinea iv)).

Nell’ambito dei presidi in materia di controlli interni, occorre altresì tenere in considerazione che – alla fine del mese di luglio 2018 – l’European Banking Authorityha pubblicato l’aggiornamento agli Orientamenti del Joint Committee delle Autorità europee di Vigilanza (ESAs), in merito alle procedure di gestione dei reclami per il settore degli strumenti finanziari e per il settore bancario, prevedendo un’estensione dell’ambito di applicazione delle stesse anche agli intermediari del credito.

Sarà cura dell’Organismo procedere alla verifica del rispetto della normativa vigente con riferimento alle fattispecie oggetto della presente, riservandosi di avviare una procedura sanzionatoria nei casi di accertate violazioni degli obblighi di cui sopra.

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