Regolamento IVASS n. 19 del 15 maggio 2016 – Esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi

REGOLAMENTO IVASS N. 19 DEL 15 MARZO 2016
REGOLAMENTO SULL’ESERCIZIO DEL DIRITTO DI ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI.
L’IVASS – Istituto per la vigilanza sulle assicurazioni
VISTA la legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni, e, in particolare, il capo V, recante diposizioni sull’accesso ai documenti amministrativi;
VISTO il decreto del Presidente della Repubblica del 12 aprile 2006, n. 184, recante il regolamento per la disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi;
VISTO il decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209 e successive modificazioni, recante il codice delle assicurazioni private;
VISTO l’articolo 24 della legge 28 dicembre 2005, n. 262, il quale prevede, tra l’altro, che ai procedimenti dell’IVASS si applica, in quanto compatibile, il principio dell’accesso agli atti amministrativi recati dalla legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni, e stabilisce che l’IVASS disciplina con propri regolamenti l’applicazione di tale principio, indicando i casi di necessità e di urgenza o le ragioni di riservatezza per cui è ammesso derogarvi;
VISTO l’articolo 13 del decreto legge 6 luglio 2012, n. 95, convertito con legge 7 agosto 2012, n. 135, concernente disposizioni urgenti per la revisione della spesa pubblica con invarianza dei servizi ai cittadini e recante l’istituzione dell’IVASS;
VISTO il decreto del Presidente della Repubblica del 12 dicembre 2012, recante lo Statuto dell’IVASS, entrato in vigore il 1° gennaio 2013;
VISTO il regolamento di organizzazione, approvato con delibera del Consiglio dell’IVASS n. 46 del 24 aprile 2013 e successive modificazioni ed integrazioni;
VISTO il regolamento IVASS n. 1 dell’8 ottobre 2013, concernente la procedura di irrogazione delle sanzioni amministrative pecuniarie (capo dedicato all’accesso agli atti);
VISTO il regolamento IVASS n. 2 dell’8 ottobre 2013, concernente la procedura di applicazione delle sanzioni disciplinari nei confronti degli intermediari assicurativi e riassicurativi e le norme di funzionamento del collegio di garanzia (art. 5 sull’accesso agli atti);
VISTO il regolamento IVASS n. 3 del 5 novembre 2013 sull’attuazione delle disposizioni di cui all’articolo 23 della legge 28 dicembre 2005, n. 262, in materia di procedimenti per l’adozione di atti regolamentari e generali dell’IVASS;
VISTO il regolamento IVASS n. 7 del 2 dicembre 2014, concernente l’individuazione dei termini e delle unità organizzative responsabili dei procedimenti amministrativi dell’IVASS, ai sensi degli articoli 2 e 4 della legge 7 agosto 1990, n. 241;
adotta il seguente REGOLAMENTO
INDICE
Art. 1 (Fonti normative)
Art. 2 (Definizioni)
Art. 3 (Ambito di applicazione)
Art. 4 (Dati e informazioni pubblicati nel sito istituzionale o nel bollettino dell’IVASS)
Art. 5 (Soggetti legittimati all’accesso)
Art. 6 (Istanza di accesso)
Art. 7 (Accesso informale)
Art. 8 (Accesso formale)
Art. 9 (Competenze in materia di accesso)
Art. 10 (Controinteressati)
Art. 11 (Valutazione dell’istanza di accesso)
Art. 12 (Accoglimento dell’istanza di accesso)
Art. 13 (Documenti sottratti all’accesso nei casi di segreto o di divieto di divulgazione previsti dall’ordinamento)
Art. 14 (Altri documenti sottratti all’accesso)
Art. 15 (Differimento)
Art. 16 (Modifiche)
Art. 17 (Abrogazioni)
Art. 18 (Pubblicazione e entrata in vigore)

Art. 1 (Fonti normative)

  1. Il presente Regolamento è adottato ai sensi: degli articoli 23, comma 1 e 24, comma 2 della legge 7 agosto 1990, n. 241; dell’articolo 24, comma 3, della legge 28 dicembre 2005, n. 262; dell’articolo 9, comma 3, del d.lgs 7 settembre 2005, n. 209.

Art. 2 (Definizioni)

  1. Ai fini del presente Regolamento si intendono per:
    1. “interessati”: tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso;
    2. “controinteressati”: tutti i soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall’esercizio dell’accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza;
    3. “codice”: il decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209, recante il codice delle assicurazioni private;
    4. “diritto di accesso”: il diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi;
    5. “documento amministrativo”: ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non, relativi ad uno specifico procedimento, detenuti dall’IVASS e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale;
    6. “IVASS”: l’Istituto per la vigilanza sulle assicurazioni.

Art. 3
(Ambito di applicazione)

  1. Il presente Regolamento disciplina le modalità di esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi già formati o detenuti stabilmente dall’IVASS, esistenti al momento dell’istanza.
  2. Non sono ammesse richieste generiche, preordinate a un controllo generalizzato dell’attività dell’IVASS. L’esercizio del diritto di accesso non comporta l’obbligo per l’IVASS di elaborare dati in suo possesso al fine di soddisfare le richieste.
  3. Il presente Regolamento individua le categorie di documenti formati o comunque rientranti nella disponibilità dell’IVASS sottratti all’accesso in relazione ai casi di esclusione del diritto di accesso di cui all’articolo 24, comma 2, della legge 7 agosto 1990, n. 241.
  4. L’accesso agli atti del procedimento d’irrogazione delle sanzioni amministrative pecuniarie è disciplinato dal Regolamento IVASS n. 1 dell’8 ottobre 2013 e, per quanto non ivi disposto, dal presente Regolamento.
  5. L’accesso ai documenti relativi agli atti delle procedure di affidamento e di esecuzione dei contratti pubblici, in cui è parte l’IVASS, è regolato dagli articoli 13 e 79, comma 5, /quater/, del d. lgs. 12 aprile 2006, n. 163 e successive modificazioni.

Art. 4
(Dati e informazioni pubblicati nel sito istituzionale o nel bollettino dell’IVASS)

  1. L’IVASS rende accessibile nel proprio sito istituzionale www.ivass.it, area “/Amministrazione Trasparente/”, i dati, le informazioni e i documenti richiesti dal d.lgs 14 marzo 2013 n. 33 e successive modifiche e integrazioni, ai sensi del Regolamento in materia di pubblicità e trasparenza dei dati e delle informazioni concernenti l’organizzazione e l’attività dell’IVASS del 4 febbraio 2014.
  2. L’IVASS pubblica nel proprio sito istituzionale i regolamenti e le raccomandazioni di carattere generale e rende accessibile nel bollettino mensile ogni altro provvedimento rilevante relativo ai soggetti sottoposti a vigilanza.

Art. 5
(Soggetti legittimati all’accesso)

  1. L’istanza di accesso può essere presentata da tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori d’interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è richiesto l’accesso.
  2. L’acquisizione di documenti amministrativi da parte di soggetti pubblici si informa al principio di leale cooperazione istituzionale.

Art. 6 (Istanza di accesso)

  1. Nell’istanza di accesso il richiedente deve indicare:
    1. le proprie generalità, specificando, qualora sia persona diversa dal soggetto interessato, anche le generalità di quest’ultimo e il relativo potere rappresentativo;
    2. gli estremi del documento oggetto dell’istanza ovvero gli elementi che ne consentano l’individuazione, specificando, ove possibile, il procedimento amministrativo di riferimento;
    3. la motivazione dell’istanza, specificando e comprovando l’interesse connesso all’oggetto della richiesta, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso.

Art. 7 (Accesso informale)

  1. Qualora, in relazione alla natura del documento richiesto, non risulti la presenza di controinteressati, il diritto di accesso si esercita in via informale mediante istanza, anche verbale.
  2. L’istanza, esaminata immediatamente e senza formalità, è accolta mediante:
    1. indicazione della pubblicazione contenente le notizie;
    2. esibizione dei documenti;
    3. estrazione di copie ovvero altra modalità idonea.
  3. Dell’avvenuta esibizione dei documenti ovvero estrazione di copia viene conservata apposita annotazione agli atti dell’unità organizzativa competente che ha dato riscontro alla richiesta.

Art. 8 (Accesso formale)

  1. Qualora non sia possibile l’accoglimento immediato dell’istanza in via informale ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell’interesse alla stregua delle informazioni e della documentazione fornite, sull’accessibilità del documento o sull’esistenza di controinteressati, l’IVASS invita l’interessato a presentare istanza di accesso formale all’unità organizzativa competente ai sensi dell’art. 9.
  2. L’istanza formale di accesso può essere presentata per via telematica – in presenza delle condizioni richieste dall’art. 38 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, dagli articoli 4 e 5 del D.P.R. 11 febbraio 2005 n. 68 e dall’art. 65 del d.lgs 7 marzo 2005, n. 82 – di persona, a mezzo posta o mediante telefax.
  3. L’istanza indica gli elementi di cui all’articolo 6, reca data e sottoscrizione ed è corredata dalla copia di un documento di identificazione.
  4. Qualora l’interessato, persona fisica o giuridica, sia rappresentato da altro soggetto, quest’ultimo allega all’istanza apposita delega, presentando copia del proprio documento di riconoscimento e di quello del delegante.
  5. Il termine di trenta giorni, previsto dalla legge 7 agosto 1990 n. 241 per il riscontro dell’istanza decorre dalla data di ricevimento della medesima.
  6. Qualora l’istanza di accesso sia presentata ad un’amministrazione diversa da quella nei cui confronti va esercitato il relativo diritto, l’amministrazione che ha ricevuto l’istanza invia immediatamente la stessa all’amministrazione competente, dando comunicazione all’interessato dell’avvenuta trasmissione ai sensi dell’art. 6, comma 2, del D.P.R. 12 aprile 2006, n. 184. In tal caso, il termine di cui all’art. 11, comma 3, decorre dalla ricezione da parte dell’IVASS dell’istanza.

Art. 9
(Competenze in materia di accesso)

  1. L’istanza di accesso viene esaminata dall’unità organizzativa che ha formato il documento richiesto o che lo detiene stabilmente, individuata ai sensi del Regolamento IVASS n. 7 del 2 dicembre 2014.
  2. Qualora l’istanza venga indirizzata a un’unità organizzativa diversa da quella competente ai sensi del comma 1, essa provvede a trasmetterla immediatamente a quella competente.
  3. Responsabile del procedimento è il titolare dell’unità organizzativa competente per l’esame dell’istanza o, su sua designazione, altro dipendente addetto all’unità stessa.

Art. 10 (Controinteressati)

  1. Qualora vengano individuati soggetti controinteressati, di cui all’art. 2, il responsabile del procedimento di accesso è tenuto a informare gli stessi mediante invio di copia dell’istanza di accesso, anche per via telematica. Le eventuali motivate opposizioni dei controinteressati, trasmesse anche per via telematica, devono pervenire entro 10 giorni dalla ricezione della comunicazione. Decorso tale termine, l’IVASS provvede sull’istanza. In tale caso il termine del procedimento di accesso riprende a decorrere dalla ricezione delle opposizioni.
  2. Le opposizioni dei controinteressati vengono esaminate in conformità della legge 7 agosto 1990, n. 241 e del presente Regolamento.

Art. 11
(Valutazione dell’istanza di accesso)

  1. Nel caso d’istanza irregolare o incompleta, il responsabile del procedimento invita l’interessato, entro il termine di dieci giorni dal ricevimento dell’istanza, a regolarizzarla o a completarla. Il termine del procedimento inizia a decorrere nuovamente dalla presentazione dell’istanza regolare o completa.
  2. Qualora l’istanza di accesso abbia ad oggetto documentazione formata da altra amministrazione e detenuta stabilmente dall’IVASS, quest’ultimo dà comunicazione della richiesta all’amministrazione interessata, che dovrà far pervenire l’eventuale opposizione entro 10 dieci giorni dalla ricezione della comunicazione. Decorso tale termine, il responsabile del procedimento provvede sull’istanza.
  3. Entro trenta giorni dalla ricezione dell’istanza, completa di tutti i suoi elementi o dalla scadenza del termine di cui al comma 2, l’IVASS adotta provvedimento di accoglimento ovvero provvedimento motivato di accoglimento parziale o di diniego.

Art. 12
(Accoglimento dell’istanza di accesso)

  1. L’atto di accoglimento dell’istanza indica l’unità organizzativa competente presso cui è possibile prendere visione ed estrarre copia dei documenti nonché il giorno e l’ora dell’accesso, concordati, ove possibile, con l’interessato. I documenti non devono essere asportati dal luogo in cui sono esaminati o alterati in qualsiasi modo.
  2. Su istanza dell’interessato, il responsabile del procedimento può dar corso alla richiesta di accesso anche per via telematica, in presenza delle condizioni di cui all’art. 8, comma 2.
  3. Il rilascio di fotocopie è subordinato al rimborso dei costi di riproduzione che è comunicato all’interessato anche mediante inserimento
  4. A conclusione delle operazioni di accesso viene redatto il relativo verbale, sottoscritto dall’interessato e dal responsabile del procedimento.

Art. 13
(Documenti sottratti all’accesso nei casi di segreto o di divieto di divulgazione previsti dall’ordinamento)

  1. Sono sottratti all’accesso, in quanto coperti dal segreto d’ufficio di cui all’articolo 10 del codice, i documenti amministrativi, contenenti notizie, informazioni e dati, anche statistici, in possesso dell’IVASS in ragione della propria attività istituzionale e di vigilanza esercitata nei confronti delle imprese di assicurazione, degli intermediari e degli altri soggetti ad essa sottoposti, ove l’accesso possa pregiudicare l’efficacia dell’attività dell’Istituto. Resta fermo che, ai sensi dell’articolo 10, comma 5, del codice il segreto non può essere opposto nei confronti del Ministro dello sviluppo economico e nei confronti dei due rami del Parlamento che acquisiscono i dati, le notizie e le informazioni secondo le competenze e le modalità stabilite nei rispettivi regolamenti.
  2. Fermo restando quanto previsto dall’art. 14, l’accesso è in ogni caso consentito ove richiesto nel corso di procedimenti amministrativi sanzionatori pecuniari o disciplinari da parte delle imprese di assicurazione o degli intermediari assicurativi sottoposti a procedimento, con l’eccezione degli atti coperti da segreto nei casi previsti dall’ordinamento.
  3. Nel caso di documenti contenenti dati sensibili e giudiziari l’accesso è consentito nei limiti in cui sia strettamente indispensabile e nei termini previsti dall’art. 60 del d.lgs. 30 giugno 2003 n. 196.

Art. 14
(Altri documenti sottratti all’accesso)

  1. Fermo restando quanto previsto dall’articolo 24, comma 6, lettera d) della legge 7 agosto 1990, n. 241, in relazione all’esigenza di salvaguardare la riservatezza dei terzi, sono altresì sottratti all’accesso ai sensi dell’art. 24, comma 2 della medesima legge:
    1. i verbali delle riunioni del Consiglio e del Direttorio Integrato dell’IVASS, in tutto o in parte, nei casi in cui riguardino atti coperti dal segreto d’ufficio o atti sottratti all’accesso ai sensi del presente Regolamento;
    2. i pareri resi dall’Ufficio Consulenza Legale dell’IVASS alle strutture o agli organi di vertice relativi a controversie in atto o in potenza nonché tutti gli atti preordinati alla difesa in giudizio dell’IVASS o relativi all’istruzione di ricorsi nei suoi confronti;
    3. la documentazione relativa ad accertamenti medici e alla salute delle
    4. i documenti amministrativi relativi alle informazioni di carattere psicoattitudinale contenuti nel fascicolo personale del dipendente dell’Istituto;
    5. i documenti inerenti a rapporti tra l’Istituto e: altre autorità di vigilanza; istituzioni dell’Unione europea; organi di altri Stati o di altre organizzazioni internazionali, dei quali non sia stata autorizzata la divulgazione;
    6. le informative e i rapporti trasmessi dall’Istituto all’autorità giudiziaria penale o pervenuti all’IVASS da parte della stessa autorità penale;
    7. nell’ambito delle procedure di gara, gli atti concernenti il /know how/e i segreti commerciali e scientifici.

Art. 15 (Differimento)

  1. L’IVASS, entro quindici giorni dal ricevimento dell’istanza di accesso, può differirlo ove occorra tutelare temporaneamente gli interessi indicati negli articoli 13 e 14 ovvero per salvaguardare specifiche esigenze con particolare riferimento alla fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon andamento dell’azione amministrativa.
  2. L’accesso è differito altresì, oltre che nei casi previsti espressamente da una disposizione normativa, qualora riguardi documenti formati da una pubblica amministrazione che risulti averne differito l’accesso.
  3. L’atto che dispone il differimento ne indica la durata.

Art. 16 (Modifiche)

  1. L’IVASS verifica periodicamente la congruità delle categorie di documenti sottratti all’accesso individuate dal presente Regolamento.

Art.17 (Abrogazioni)

  1. Dalla data di entrata in vigore del presente Regolamento sono abrogati i provvedimenti ISVAP nn. 39 e 40 del 5 settembre 1995.
  2. Ogni riferimento normativo ai provvedimenti ISVAP nn. 39 e 40 del 5 settembre 1995 è da intendersi effettuato al presente Regolamento.

Art. 18 (Pubblicazione e entrata in vigore)

  1. Il presente Regolamento è pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana, nel Bollettino dell’IVASS e nel sito istituzionale.
  2. Il presente Regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana.

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