Regolamento n. 5 del 21 luglio 2014 – Adempimenti ed obblighi di verifica su clientela e registrazione

REGOLAMENTO N. 5 DEL 21 LUGLIO 2014 REGOLAMENTO CONCERNENTE DISPOSIZIONI ATTUATIVE CIRCA LE MODALITÀ DI ADEMPIMENTO DEGLI OBBLIGHI DI ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA E DI REGISTRAZIONE DA PARTE DELLE IMPRESE DI ASSICURAZIONE E DEGLI INTERMEDIARI ASSICURATIVI, AI SENSI DELL’ARTICOLO 7, COMMA 2, DEL DECRETO LEGISLATIVO 21 NOVEMBRE 2007, N. 231. L’IVASS (Istituto per la vigilanza sulle assicurazioni) VISTO il decreto legge 6 luglio 2012, n. 95, convertito in legge 7 agosto 2012, n. 135, concernente disposizioni urgenti per la revisione della spesa pubblica con invarianza dei servizi ai cittadini e recante l’istituzione dell’IVASS;

VISTO il decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231 e successive modificazioni ed integrazioni, recante attuazione della direttiva 2005/60/CE concernente la prevenzione dell’utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo nonché della direttiva 2006/70/CE che ne reca misure di esecuzione;
VISTO in particolare l’articolo 7, comma 2, del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231 il quale prevede che, nel rispetto delle finalità e nell’ambito dei poteri regolamentari previsti dai rispettivi ordinamenti di settore, l’IVASS e le altre Autorità di vigilanza di settore, d’intesa tra loro, emanano disposizioni in tema di modalità di adempimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela e di registrazione;
VISTO il decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209 e successive modificazioni ed integrazioni, recante il Codice delle Assicurazioni Private;
VISTO il Regolamento ISVAP n. 41 del 15 maggio 2012 concernente disposizioni attuative in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l’utilizzo delle imprese di assicurazione e degli intermediari assicurativi a fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, ai sensi dell’articolo 7, comma 2, del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231.
VISTO il Provvedimento di Banca d’Italia, approvato con delibera n. 895 del 23 dicembre 2009, recante disposizioni attuative per la tenuta dell’Archivio Unico Informatico e per le modalità semplificate di registrazione di cui all’articolo 37, commi 7 e 8, del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231;
TENUTO CONTO degli esiti della consultazione pubblica;
VISTA la Delibera n. 25 assunta dal Direttorio integrato dell’IVASS nella seduta del 18 febbraio 2014 con la quale è stato approvato il presente regolamento;
VISTE le intese di Banca d’Italia e Consob pervenute, rispettivamente, in data 11 luglio 2014 e 20 marzo 2014; adotta il seguente:

REGOLAMENTO

INDICE

CAPO I Disposizioni di carattere generale

Art. 1 (Fonti normative)
Art. 2 (Definizioni)
Art. 3 (Ambito di applicazione)

CAPO II Obblighi di adeguata verifica

Sezione I – Il rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo

Art. 4 (Approccio basato sul rischio)
Art. 5 (Valutazione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo)
Art. 6 (Profilatura della clientela)

Sezione II – Obblighi di adeguata verifica della clientela

Art. 7 (Principi generali)
Art. 8 (Contenuto degli obblighi)
Art. 9 (Identificazione del cliente, del beneficiario e dell’esecutore)
Art. 10 (Identificazione del titolare effettivo)
Art. 11 (Verifica dei dati relativi al cliente, al beneficiario, all’esecutore e al titolare effettivo)
Art. 12 (Rapporti continuativi ed operazioni che comportano l’identificazione di una pluralità di soggetti)
Art. 13 (Acquisizione delle informazioni sullo scopo e la natura prevista dal rapporto continuativo e dall’operazione occasionale)
Art. 14 (Controllo costante nel corso del rapporto continuativo)
Art. 15 (Obblighi di conservazione)
Art. 16 (Impossibilità di effettuare l’adeguata verifica: obbligo di astensione)

Sezione III – Misure semplificate di adeguata verifica della clientela

Art. 17 (Principi generali)
Art. 18 (Modalità di esecuzione)
Art. 19 (Astensione dall’applicazione della procedura semplificata)
Art. 20 (Esenzione dagli obblighi di adeguata verifica della clientela)

Sezione IV – Obblighi rafforzati di adeguata verifica della clientela

Art. 21 (Principi generali)
Art. 22 (Operatività a distanza)
Art. 23 (Persone politicamente esposte PEPs)

Sezione V – Esecuzione da parte dei terzi degli obblighi di adeguata verifica della clientela

Art. 24 (Ambito e responsabilità)
Art. 25 (Soggetti autorizzati ad eseguire gli obblighi di adeguata verifica della clientela)
Art. 26 (Contenuto e modalità di esecuzione degli obblighi)
Art. 27 (Obblighi delle imprese che si avvalgono dei terzi)

CAPO III Fattispecie particolari

Art. 28 (Contratto per conto altrui)
Art. 29 (Adempimento dell’obbligo di pagamento del premio assicurativo)

CAPO IV Obblighi di registrazione

Art. 30 (Obblighi di registrazione)

CAPO V Agenti e mediatori di assicurazione

Art. 31 (Obblighi di adeguata verifica della clientela)
Art. 32 (Obblighi di registrazione)

CAPO VI Disposizioni finali

Art. 33 (Abrogazioni)
Art. 34 (Pubblicazione)
Art. 35 (Entrata in vigore)

Art. 1
(Fonti normative)

1. Il presente Regolamento è adottato ai sensi dell’articolo 7, comma 2, del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231.

Art. 2
(Definizioni)

1. Ai fini del presente Regolamento si intende per:
a) “AUI”: l’archivio unico informatico di cui all’articolo 37 del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, formato e gestito a mezzo di sistemi informatici, nel quale sono conservati in modo accentrato i dati e le informazioni acquisiti nell’adempimento degli obblighi di identificazione e registrazione, secondo i principi e le modalità previsti nel medesimo decreto e nelle disposizioni emanate dalla Banca d’Italia;
b) “attività istituzionale”: l’attività per la quale le imprese di assicurazione ovvero gli intermediari assicurativi hanno ottenuto, rispettivamente, l’autorizzazione ovvero l’iscrizione da parte dell’IVASS;
c) “Autorità competenti”: le Autorità di cui al Titolo I, Capo II del decreto legislativo 21 novembre 2007 n. 231;
d) “Autorità di vigilanza di settore”: le Autorità preposte, ai sensi della vigente normativa, alla vigilanza o al controllo dei soggetti indicati agli articoli 10, comma 2, dalla lettera a) alla lettera d), 11 e 13, comma 1, lettera a) del decreto legislativo 21 novembre 2007 n. 231;
e) “beneficiario”: il soggetto che, sulla base della designazione fatta dal cliente, percepisce la prestazione corrisposta dall’impresa;
f) “cliente”: il soggetto che istaura rapporti continuativi ovvero compie operazioni con le imprese; in caso di rapporti o operazioni cointestati a più soggetti, si considera cliente ciascuno dei cointestatari;
g) “Codice”: il decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209 e successive modifiche ed integrazioni, recante il Codice delle assicurazioni private;
h) “dati identificativi”: il nome e il cognome, il luogo e la data di nascita, l’indirizzo, gli estremi del documento di identificazione e il codice fiscale, o, nel caso di soggetti diversi da persona fisica, la denominazione, la sede legale e il codice fiscale/partita IVA. Nel caso di soggetti esteri il codice fiscale attribuito dall’Autorità italiana, se rilasciato;
i) “decreto”: il decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231 e successive modifiche e integrazioni, recante l’attuazione della direttiva 2005/60/CE concernente la prevenzione dell’uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo nonché della direttiva 2006/70/CE che ne reca misure di esecuzione;
j) “esecutore”: il soggetto a cui siano conferiti i poteri di rappresentanza per operare in nome e per conto del cliente o del beneficiario. Se trattasi di soggetto non persona fisica, la persona fisica alla quale in ultima istanza sia attribuito il potere di agire in nome e per conto del cliente;
k) “finanziamento del terrorismo”: in conformità con l’art. 1, comma 1, lettera a) del decreto legislativo 22 giugno 2007 n. 109, ”qualsiasi attività diretta, con qualsiasi mezzo, alla raccolta, alla provvista, all’intermediazione, al deposito, alla custodia o all’erogazione di fondi o di risorse economiche, in qualunque modo realizzati, destinati a essere, in tutto o in parte, utilizzati al fine di compiere uno o più delitti con finalità di terrorismo o in ogni caso diretti a favorire il compimento di uno o più delitti con finalità di terrorismo previsti dal codice penale, e ciò indipendentemente dall’effettivo utilizzo dei fondi e delle risorse economiche per la commissione dei delitti anzidetti”;
l) “GAFI”: Gruppo di Azione Finanziaria Internazionale, organismo istituito presso l’OCSE e specializzato nel settore della prevenzione e del contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo e della proliferazione delle armi di distruzione di massa;
m) “gruppo assicurativo”: gruppo di società di cui all’articolo 82 del decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209 e relative disposizioni di attuazione;
n) “impresa/e”: le imprese di assicurazione con sede legale in Italia e le sedi secondarie in Italia di imprese di assicurazione con sede legale in uno Stato membro dell’Unione europea o terzo autorizzate all’esercizio dei rami vita di cui all’articolo 2, comma 1, del decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209;
o) “IVASS”: l’Istituto per la vigilanza sulle assicurazioni;
p) “mezzi di pagamento”: il denaro contante, gli assegni bancari e postali, gli assegni circolari e gli altri assegni a essi assimilabili o equiparabili quali gli assegni di traenza, i vaglia postali, gli ordini di accreditamento o di pagamento, le carte di credito e le altre carte di pagamento, le polizze assicurative trasferibili, le polizze di pegno e ogni altro strumento che permetta di trasferire, movimentare o acquisire, anche per via telematica, fondi, valori o disponibilità finanziarie;
q) “operazione”: la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento indipendentemente dalla riconducibilità o meno a un rapporto continuativo;
r) “operazione frazionata”: un’operazione unitaria sotto il profilo economico di importo pari o superiore a € 15.000, posta in essere attraverso più operazioni singolarmente di importo inferiore al predetto limite, effettuate in momenti diversi e in un circoscritto periodo di tempo fissato in sette giorni, ferma restando la sussistenza dell’operazione frazionata quando ricorrano elementi per ritenerla tale;
s) “operazione occasionale”: un’operazione non riconducibile ad un rapporto continuativo;
t) “paesi terzi equivalenti”: Stati extracomunitari il cui regime di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo è ritenuto equivalente a quello previsto dalla Direttiva 2005/60/CE, così come indicati nel Decreto del Ministero dell’Economia e Finanze previsto dall’art. 25, comma 2, del decreto;
u) “persone politicamente esposte (PEPs)”: le persone fisiche residenti in altri Stati comunitari o in Stati extra-comunitari, che occupano o hanno occupato importanti cariche pubbliche, nonché i loro familiari diretti o coloro con i quali tali persone intrattengono notoriamente stretti legami individuati sulla base dei criteri di cui all’Allegato tecnico del decreto;
v) “pubblica amministrazione”: tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado, le istituzioni educative, le aziende e le amministrazioni dello Stato a ordinamento autonomo, le regioni, le province, i comuni, le comunità montane e loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, le amministrazioni, le aziende e gli enti del servizio sanitario nazionale e le agenzie di cui al decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300 e successive modificazioni;
w) “rapporto continuativo”: un rapporto contrattuale di durata rientrante nell’esercizio dell’attività istituzionale delle imprese, che possa dare luogo a più operazioni di trasferimento o movimentazione di mezzi di pagamento e che non si esaurisca in una sola operazione. Ai fini della qualificazione come rapporto continuativo, si richiama l’art. 3, commi 2 e 4 del Provvedimento della Banca d’Italia recante disposizioni attuative per la tenuta dell’AUI e per le modalità semplificate di registrazione di cui all’articolo 37, commi 7 e 8 del decreto;
x) «riciclaggio»: ai sensi dell’art. 2, comma 1, del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, “le seguenti azioni, se commesse intenzionalmente, costituiscono riciclaggio: i. la conversione o il trasferimento di beni, effettuati essendo a conoscenza che essi provengono da un’attività criminosa o da una partecipazione a tale attività, allo scopo di occultare o dissimulare l’origine illecita dei beni medesimi o di aiutare chiunque sia coinvolto in tale attività a sottrarsi alle conseguenze giuridiche delle proprie azioni; ii. l’occultamento o la dissimulazione della reale natura, provenienza, ubicazione, disposizione, movimento, proprietà dei beni o dei diritti sugli stessi, effettuati essendo a conoscenza che tali beni provengono da un’attività criminosa o da una partecipazione a tale attività; iii. l’acquisto, la detenzione o l’utilizzazione di beni essendo a conoscenza, al momento della loro ricezione, che tali beni provengono da un’attività criminosa o da una partecipazione a tale attività; iv. la partecipazione a uno degli atti di cui alle lettere precedenti, l’associazione per commettere tale atto, il tentativo di perpetrarlo, il fatto di aiutare, istigare o consigliare qualcuno a commetterlo o il fatto di agevolarne l’esecuzione”;
y) “titolare effettivo”:
1) la persona o le persone fisiche per conto delle quali il cliente realizza un’operazione o instaura un rapporto continuativo;
2) nel caso in cui il cliente e/o il soggetto per conto del quale il cliente realizza un’operazione o instaura un rapporto continuativo siano entità diverse da una persona fisica, la persona o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano l’entità, ovvero ne risultano beneficiari secondo i criteri di cui all’Allegato tecnico del decreto ed a quello del presente Regolamento;
z) “UIF”: l’Unità di Informazione Finanziaria per l’Italia, istituita presso la Banca d’Italia ai sensi dell’articolo 6 del decreto.

Art. 3
(Ambito di applicazione)

1 Le disposizioni del presente Regolamento, ai sensi dell’articolo 11, comma 1, lettere g) ed n), e comma 3, lettera b), del decreto, si applicano:
a) alle imprese di assicurazione con sede legale in Italia ed alle sedi secondarie in Italia di imprese di assicurazione con sede legale in uno Stato membro dell’Unione europea o terzo autorizzate all’esercizio dei rami vita di cui all’articolo 2, comma 1, del Codice;
b) agli intermediari assicurativi di cui all’art.109, comma 2, lettere a) b) e d) del Codice, che operano in Italia nei rami vita di cui all’articolo 2, comma 1, del Codice stesso. 2. Le disposizioni del presente Regolamento si applicano agli intermediari di cui all’articolo 116, comma 2, del Codice in funzione dell’attività concretamente svolta sul territorio della Repubblica Italiana.

Capo II Obblighi di adeguata verifica Sezione I – Il rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo

Art. 4
(Approccio basato sul rischio)

1. L’intensità e l’estensione degli obblighi di adeguata verifica della clientela sono modulati secondo il grado di rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.
2. Le imprese, nell’ambito della propria autonomia, adottano sistemi valutativi e processi operativi chiari, oggettivi, periodicamente verificati e aggiornati, tenendo conto di tutti i fattori di rischio, suscettibili di incidere sull’esposizione a fenomeni di riciclaggio e/o di finanziamento del terrorismo.
3. I sistemi valutativi e i processi decisionali adottati devono assicurare coerenza di comportamento all’interno dell’intera struttura aziendale e la piena tracciabilità delle verifiche svolte e delle valutazioni effettuate, anche al fine di dimostrare alle autorità competenti che le specifiche misure assunte sono adeguate rispetto ai rischi rilevati in concreto.
4. L’approccio basato sul rischio non può determinare l’inadempimento di specifici obblighi di legge o regolamentari che non consentano ai soggetti obbligati spazi di valutazione sulla fattispecie concreta.

Art. 5
(Valutazione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo)

1. I fattori da considerare, ai fini della valutazione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, sono il cliente, il rapporto continuativo, l’operazione, ovvero quelli ulteriori individuati dalle imprese e ritenuti rilevanti ai fini della valutazione del rischio. Nell’ambito dei propri processi di analisi, le imprese assegnano ai fattori ed agli elementi di valutazione il rilievo ritenuto appropriato per la definizione del livello del rischio.
2. I complessivi fattori ed elementi di valutazione indicati nel decreto e nel presente Regolamento, nonché quelli individuati dall’impresa, sono utilizzati per la profilatura della clientela e, nei casi in cui la definizione del livello di rischio sia rilevante, per individuare gli adempimenti da porre in essere.
3. Elementi di valutazione concernenti il cliente:
a) natura e caratteristiche: procedimenti penali o procedimenti per danno erariale, per responsabilità amministrativa ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001 n. 231, per irrogazione di sanzioni amministrative a seguito di violazione di disposizioni antiriciclaggio a carico del cliente – quando tale informazione sia notoria o comunque nota all’impresa e non coperta da obblighi di segretezza che ne impediscano l’utilizzazione da parte dell’impresa stessa – o precedenti segnalazioni all’UIF. Tali informazioni rilevano anche con riguardo a soggetti notoriamente legati al cliente. Nel caso di cliente persona fisica, cariche ricoperte in ambito politico- istituzionale, societario, in associazioni o fondazioni, soprattutto se si tratta di entità residenti in Stati extracomunitari diversi dai paesi terzi equivalenti. Nel caso di cliente non persona fisica, finalità della costituzione, scopi perseguiti, modalità operative, forma giuridica adottata, con particolare attenzione ai casi di complessità od opacità che possano impedire od ostacolare l’individuazione del titolare effettivo, dell’effettivo oggetto sociale o dei collegamenti partecipativi. Connessione con entità residenti in ordinamenti non rientranti tra i paesi terzi equivalenti. Situazioni di difficoltà o debolezza economica e finanziaria del cliente, che possono esporre al rischio di infiltrazioni criminali. Informazioni circa l’area geografica d’interesse degli eventuali titolari effettivi e beneficiari.
b) attività svolte e interessi economici: attività economiche caratterizzate da movimentazione di elevati flussi finanziari o da un uso elevato di contante e le altre tipologie che, per loro natura, presentano particolari rischi di riciclaggio. Operatività in settori economici interessati dall’erogazione di fondi pubblici, anche di fonte comunitaria.
c) comportamento tenuto in occasione del compimento dell’operazione o dell’instaurazione del rapporto continuativo: comportamenti dissimulatori. Riluttanza del cliente o dell’eventuale esecutore nel fornire le informazioni richieste, ovvero l’incompletezza o l’erroneità delle stesse.
d) area geografica d’interesse: residenza o sede, luogo di localizzazione dell’attività svolta o comunque degli affari specie se ingiustificatamente distante dalla sede dell’impresa o dell’intermediario assicurativo, con particolare attenzione alla presenza nel territorio di fenomeni di illiceità suscettibili di alimentare condotte di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. Qualora noti o conoscibili, grado di infiltrazione della criminalità economica, fattori di debolezza socio-economica o istituzionale, fenomeni di “economia sommersa” e, in generale, le informazioni utili a definire il profilo di rischio del territorio. Qualora l’area geografica di interesse sia all’estero, elementi di rischio della situazione politico-economica e del quadro giuridico e istituzionale del paese di riferimento, con particolare attenzione nel caso si tratti di uno Stato “non equivalente”, ovvero destinatario di rilievi da parte degli organismi internazionali competenti in materia di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo.
4. Elementi di valutazione concernenti i rapporti continuativi e le operazioni:
a) tipologia del rapporto continuativo o dell’operazione: maggiore o minore possibilità di utilizzare il rapporto o l’operazione per fini illeciti. La tipologia dei rapporti e delle operazioni occasionali richieste costituisce un elemento da considerare per definire l’attività e gli interessi economici del cliente;
b) modalità di instaurazione e svolgimento: fattispecie che non richiedono la presenza fisica del cliente o non consentono la sua identificazione diretta. Designazione di uno o più beneficiari non appartenenti al nucleo familiare del cliente o del titolare effettivo o agli stessi non legati da rapporti idonei a giustificarne la designazione. Modifiche della designazione del beneficiario frequenti e/o ravvicinate alla scadenza del rapporto continuativo. Operatività realizzata con risorse provenienti da o destinate verso l’estero – specie se la movimentazione avviene con modalità o mezzi di pagamento inusuali – o caratterizzata da un’ingiustificata complessità. Richiesta di pagamento della prestazione assicurativa in contanti;
c) ammontare: operazioni di cospicuo ammontare, se incoerenti rispetto al profilo economico patrimoniale del cliente. Operazioni ravvicinate di importo sotto soglia che possano essere ricondotte a un’ipotesi di frazionamento volto ad eludere gli obblighi antiriciclaggio;
d) frequenza delle operazioni e durata del rapporto continuativo: frequenza e durata vanno valutate in relazione ai bisogni economico-finanziari del cliente e alla luce dello scopo e della natura del rapporto continuativo. Con particolare attenzione vanno valutati i versamenti di premi aggiuntivi;
e) ragionevolezza del rapporto continuativo o dell’operazione in rapporto all’attività svolta dal cliente: la valutazione va effettuata con riferimento al complessivo profilo economico del cliente, elaborato sulla base di tutte le informazioni disponibili. Possono essere utili valutazioni comparative con l’operatività di soggetti con similari caratteristiche dimensionali, di settore economico, di area geografica;
f) area geografica di provenienza e destinazione dei fondi oggetto del rapporto continuativo o dell’operazione: si richiamano i criteri indicati al comma 3, lettera d).

Art. 6
(Profilatura della clientela)

1. Le imprese determinano:
– le classi di rischio alle quali assegnare i clienti; - il profilo di rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo attribuibile a ogni cliente, sulla base delle informazioni acquisite e delle analisi effettuate in applicazione degli articoli 4 e 5, con particolare riferimento ai fattori e agli elementi di valutazione ivi indicati e a quelli ulteriori eventualmente adottati.
2. Sulla base della profilatura effettuata, ogni cliente è incluso in una delle classi di rischio determinate dalle imprese.
3. A ciascuna classe di rischio è associato un coerente livello di profondità ed estensione degli adempimenti agli obblighi previsti dalla normativa di contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo.
4. Nel caso dei rapporti continuativi, le imprese definiscono la frequenza ordinaria di aggiornamento della profilatura del cliente, sulla base del relativo livello di rischio e i casi in cui occorre verificare la congruità della classe di rischio assegnata. Tale verifica è sempre effettuata quando le imprese vengono a conoscenza di eventi o circostanze suscettibili di modificare il profilo di rischio.
5. La segmentazione della clientela si avvale di procedure strutturate di raccolta e di elaborazione dei dati e delle informazioni. La raccolta delle notizie può avvenire attraverso percorsi guidati o questionari. L’elaborazione del profilo di rischio può essere effettuata anche avvalendosi di algoritmi predefiniti e procedure informatiche, in grado di assegnare in automatico la classe di rischio. In tutti i casi di modalità automatiche gli operatori devono applicare classi di rischio più elevate, ove le ritengano appropriate. Quando la modifica dell’operatore abbassa il livello di rischio o dei controlli, essa va motivata per iscritto.
6. Nei gruppi assicurativi in cui la profilatura del cliente non è accentrata, essa viene effettuata dalle singole società anche in base alle informazioni utilizzate dalle altre società per l’assegnazione della classe di rischio al medesimo cliente. Ciascuna società assume, per uno stesso cliente, il profilo di rischio più elevato tra quelli assegnati da tutte le società del gruppo. Quando una società assegna a un cliente una classe di rischio più elevata, ne dà comunicazione alle altre società interessate, ai fini del relativo adeguamento. Quando una società intende assegnare a un cliente una classe di rischio più bassa, ne dà comunicazione alle altre società interessate ai fini dell’eventuale condivisione del nuovo profilo di rischio e le ragioni di tale scelta vanno specificamente motivate per iscritto.

Sezione II – Obblighi di adeguata verifica clientela

Art. 7
(Principi generali)

1. Le imprese procedono all’adeguata verifica della clientela in relazione ai rapporti continuativi e alle operazioni che rientrano nella propria attività istituzionale.
2. Sono escluse dall’adeguata verifica le attività finalizzate o connesse al funzionamento, all’organizzazione e all’amministrazione dell’impresa.
3. Le attività di adeguata verifica, di cui alle lettere da a) ad e) dell’articolo 8, comma 1, sono effettuate, comunque e quantomeno, nei momenti e nei casi di seguito indicati:
a) quando si instaura un rapporto continuativo;
b) quando viene eseguita un’operazione occasionale disposta dal cliente, che comporti la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento di importo pari o superiore a 15.000 euro, indipendentemente dal fatto che sia effettuata con un’operazione unica o con più operazioni che appaiono tra loro collegate per realizzare un’operazione frazionata;
c) quando vi è sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, indipendentemente da qualsiasi deroga, esenzione o soglia applicabile. A tal fine le imprese si avvalgono degli indicatori di anomalia di cui all’articolo 41 del decreto, emanati con provvedimento della Banca d’Italia su proposta della UIF, e degli schemi rappresentativi di comportamenti anomali diffusi dall’UIF;
d) quando sorgano dubbi sulla completezza, attendibilità o veridicità delle informazioni o della documentazione precedentemente acquisite dalla clientela.
4. Nei casi indicati al comma 3, lettere a) e b), anche in relazione alla fattispecie di operatività a distanza – l’identificazione del cliente, dell’esecutore, del titolare effettivo, del beneficiario, e la verifica dei relativi dati possono ritenersi assolte qualora siano già state effettuate in relazione a un rapporto continuativo in essere, purché l’identificazione e la verifica dei dati siano aggiornate nell’ambito dell’attività di controllo costante.

Art. 8
(Contenuto degli obblighi)

1. L’adeguata verifica della clientela consiste nelle seguenti attività:
a) identificazione del cliente e dell’eventuale esecutore;
b) in caso di prestazioni erogate dalle imprese a favore del beneficiario, identificazione del beneficiario e dell’eventuale esecutore al momento della corresponsione della prestazione assicurativa;
c) identificazione dell’eventuale titolare effettivo;
d) verifica dell’identità del cliente, del beneficiario, dell’eventuale esecutore e dell’eventuale titolare effettivo sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente;
e) acquisizione di informazioni sullo scopo e sulla natura del rapporto continuativo e dell’operazione occasionale;
f) esercizio di un controllo costante nel corso del rapporto continuativo.

Art. 9
(Identificazione del cliente, del beneficiario e dell’esecutore)

1. Qualora il cliente sia una persona fisica, l’identificazione avviene mediante acquisizione dei dati identificativi forniti dall’interessato o tratti da un documento d’identità non scaduto di cui all’Allegato tecnico del decreto.
2. Con le medesime modalità sono identificati il cointestatario, il beneficiario e l’esecutore. Nel caso dell’esecutore sono acquisite le informazioni relative al conferimento della procura con potere di rappresentanza.
3. Qualora il cliente o il beneficiario siano soggetti diversi da persona fisica, l’identificazione è effettuata nei confronti: 
– del cliente o del beneficiario, attraverso l’acquisizione dei dati identificativi, nonché di informazioni su tipologia, forma giuridica, fini perseguiti e/o attività svolta e, se esistenti, gli estremi dell’iscrizione nel registro delle imprese e negli albi tenuti dalle eventuali Autorità di vigilanza di settore; nel caso di organizzazioni non profit, andrà acquisita anche l’informazione circa la classe di soggetti che beneficiano delle attività svolte;
– dell’esecutore, acquisendo, oltre ai dati identificativi, informazioni circa il conferimento dei poteri di rappresentanza.
4. L’identificazione va effettuata in presenza del cliente, del beneficiario ovvero
– quando questi siano soggetti diversi da una persona fisica
– dell’esecutore. Al di fuori di tali ipotesi, si rientra nell’ambito dell’operatività a distanza di cui all’art. 22.

Art. 10
(Identificazione del titolare effettivo)

1. L’identificazione del titolare effettivo ha luogo, senza che sia necessaria la sua presenza fisica, contestualmente all’identificazione del cliente e sulla base dei dati identificativi da questi forniti ai sensi dell’art. 21 del decreto, ovvero facendo ricorso a pubblici registri, elenchi, atti o documenti pubblicamente accessibili ovvero in altro modo.
2. All’atto dell’identificazione il cliente va invitato a dichiarare se il rapporto continuativo è instaurato per conto di un altro soggetto e a fornire tutte le indicazioni necessarie all’identificazione del titolare effettivo. Analogo invito va rivolto nel caso di operazione occasionale che soddisfi i requisiti di importo di cui all’articolo 7, comma 3, lettera b).
3. Le operazioni riconducibili a un rapporto continuativo, che soddisfino i requisiti d’importo normativamente previsti, si presumono effettuate per conto del cliente intestatario del rapporto continuativo o dell’eventuale titolare effettivo del rapporto stesso, salva diversa indicazione del cliente. Alla costituzione del rapporto continuativo, le imprese informano il cliente sulla necessità di dichiarare, per ogni singola operazione posta in essere, se sia effettuata per conto di titolari effettivi diversi da quelli indicati all’atto della costituzione del rapporto continuativo e a fornire tutte le relative indicazioni necessarie per la loro identificazione. Nel quadro del controllo costante, le imprese valutano eventuali elementi che inducono a ritenere che il cliente stia operando per conto di soggetti diversi da quelli indicati all’atto della costituzione del rapporto continuativo o dell’effettuazione dell’operazione.
4. In relazione alle situazioni concrete, è possibile che vi siano molteplici titolari effettivi. In tali casi, gli adempimenti vanno espletati per ciascun titolare effettivo.

Art. 11
(Verifica dei dati relativi al cliente, al beneficiario, all’esecutore e al titolare effettivo)

1. La verifica dei dati del cliente, del beneficiario, dell’esecutore e del titolare effettivo, di cui all’articolo 2, lettera y) numero 1), avviene mediante il confronto con quelli desumibili da una fonte affidabile e indipendente, di cui va acquisita e conservata copia in formato cartaceo o elettronico.
2. Ai fini della verifica dei dati del cliente, del beneficiario e dell’esecutore persone fisiche, le imprese effettuano un riscontro su un documento d’identità originale non scaduto, tra quelli di cui all’Allegato tecnico del decreto, e ne acquisiscono copia, in formato cartaceo o elettronico.
3. Le imprese adottano misure ragionevolmente appropriate per la verifica dei dati concernenti il titolare effettivo di cui all’articolo 2, lettera y) numero 2), alla luce del profilo di rischio del cliente, del rapporto continuativo o dell’operazione. A tal fine va effettuato il riscontro con le informazioni desumibili da una fonte affidabile e indipendente, di cui va acquisita – in via autonoma o per il tramite del cliente – e conservata copia in formato cartaceo o elettronico. Quando sussiste un basso rischio di riciclaggio e/o di finanziamento del terrorismo, questa verifica può essere effettuata acquisendo una dichiarazione di conferma dei dati relativi al titolare effettivo sottoscritta dal cliente sotto la propria responsabilità.
4. In tutti i casi sopra indicati e con particolare riguardo a quelli in cui non sia stata acquisita la documentazione di cui al comma 3, le imprese valutano – sulla base del principio dell’approccio basato sul rischio – se effettuare ulteriori riscontri, ricorrendo a fonti affidabili e indipendenti, di cui va acquisita la relativa documentazione, in originale o in copia, ovvero in formato elettronico. Tra le fonti affidabili e indipendenti rientrano:
a) i documenti di identità non scaduti tra quelli di cui all’Allegato tecnico del decreto, diversi da quello utilizzato per la verifica di cui sopra;
b) gli atti pubblici, le scritture private autenticate, i certificati qualificati utilizzati per la generazione di una firma digitale associata a documenti informatici ai sensi dell’articolo 24 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, per quanto attiene ai contenuti assistiti da efficacia probatoria legale;
c) le dichiarazione della rappresentanza diplomatica e dell’autorità consolare italiana, così come indicata nell’articolo 6 del decreto legislativo 26 maggio 1997, n. 153;
d) gli archivi camerali, gli albi ed elenchi di soggetti autorizzati, gli atti costitutivi, gli statuti, i bilanci o documenti equivalenti, le comunicazioni rese al pubblico in conformità alla normativa di settore;
e) i siti web di organismi e autorità pubbliche, anche di Stati esteri, purché a regime equivalente.
5. Le imprese adottano le misure di diligenza professionale per verificare l’autenticità dei documenti originali utilizzati. Qualora i documenti originali siano in lingua straniera le imprese adottano le misure di diligenza professionale per accertare il reale contenuto degli stessi.
6. Per i soggetti minori di età, i dati identificativi devono essere verificati, in mancanza di un documento di identità o di riconoscimento, attraverso il certificato di nascita o l’eventuale provvedimento del giudice tutelare. La verifica può avvenire anche a mezzo di una foto autenticata. In tal ultimo caso devono essere registrati gli estremi dell’atto di nascita dell’interessato.
7. Per i soggetti non comunitari, deve procedersi alla verifica dei dati personali attraverso il passaporto, il permesso di soggiorno, il titolo di viaggio per stranieri rilasciato dalla Questura, o altro documento da considerarsi equivalente ai sensi della normativa italiana.
8. La verifica dell’identità del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo è effettuata al momento dell’instaurazione del rapporto continuativo, ovvero dell’esecuzione dell’operazione occasionale, ad eccezione dei casi seguenti:
a) la verifica dei dati sul titolare effettivo può avvenire successivamente all’instaurazione del rapporto continuativo, purché siano assunte adeguate misure per impedire che vengano effettuate operazioni finché il titolare effettivo non sia stato verificato;
b) la verifica dei dati sul cliente, sull’esecutore e sul titolare effettivo può avvenire dopo l’instaurazione del rapporto continuativo, qualora ciò sia necessario per non interrompere la normale conduzione degli affari e risulti un basso rischio di riciclaggio e/o di finanziamento del terrorismo. In ogni caso la procedura è completata il più presto possibile dopo il primo contatto e comunque entro trenta giorni dall’instaurazione del rapporto continuativo. Oltre tale termine l’impresa valuta se astenersi dalla prosecuzione del rapporto continuativo e se effettuare una segnalazione di operazione sospetta, ai sensi dell’articolo 16;
9 la verifica dei dati relativi al beneficiario avviene al momento della corresponsione della prestazione assicurativa.

Art. 12
(Rapporti continuativi ed operazioni che comportano l’identificazione di una pluralità di soggetti)

1. Quando le persone da identificare siano più di una, le identificazioni e le verifiche dei relativi dati, di cui agli articoli 8, 9, 10 ed 11, possono avvenire in momenti diversi. Nel caso di cointestatari o di esecutore, prima di rendere operativi la cointestazione o i poteri di rappresentanza, nel caso di beneficiario, al momento di corrispondere la prestazione assicurativa.

Art. 13
(Acquisizione delle informazioni sullo scopo e la natura prevista del rapporto continuativo e dell’operazione occasionale)

1. Le imprese acquisiscono informazioni sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto continuativo. La profondità e l’estensione delle verifiche sono correlate al profilo di rischio.
2. In ogni caso, sono acquisite le notizie concernenti:  le finalità relative all’accensione del rapporto continuativo;  le relazioni tra il cliente, l’esecutore e il beneficiario;  l’attività lavorativa ed economica svolta e, in generale, le relazioni d’affari.
3. Ulteriori informazioni da acquisire, in relazione al profilo di rischio possono riguardare:
– l’origine dei fondi utilizzati nel rapporto continuativo;
- le relazioni d’affari e i rapporti con i soggetti di cui all’articolo 11, comma 1 del decreto;
- la situazione economica, reddituale e patrimoniale;  la situazione lavorativa, economica, reddituale e patrimoniale di familiari e conviventi;  la relazione tra il cliente e il titolare effettivo del rapporto continuativo.
4. Le informazioni possono essere immediatamente desunte dal rapporto continuativo ovvero richieste specificamente al cliente.
5. L’estensione delle verifiche, attraverso fonti attendibili e indipendenti, è effettuata in relazione al profilo di rischio.
6. Le imprese accertano, altresì, lo scopo e la natura delle operazioni occasionali, quando rilevino, secondo un approccio basato sul rischio, elementi che potrebbero configurare un elevato rischio di riciclaggio

Art. 14
(Controllo costante nel corso del rapporto continuativo)

1. Il controllo costante è esercitato attraverso l’esame della complessiva operatività del cliente, avendo riguardo sia ai rapporti continuativi in essere che alle operazioni specifiche eventualmente disposte, nonché mediante l’acquisizione di informazioni in sede di verifica o aggiornamento delle notizie ai fini dell’identificazione del cliente, del beneficiario e del titolare effettivo e dell’accertamento della natura e dello scopo del rapporto continuativo o dell’operazione.
2. Le imprese stabiliscono, in ragione del rischio specifico, la tempistica e la frequenza dell’aggiornamento relativo ai dati e alle informazioni acquisite e alle relative verifiche. Tale pianificazione può utilmente avvalersi di procedure automatiche di segnalazione della scadenza di documenti, certificazioni, poteri di rappresentanza, rapporti di mandato, nonché di segnalazione dell’acquisizione di specifiche qualità ovvero dell’inclusione in liste o elenchi. L’aggiornamento va comunque effettuato quando risulti alle imprese che non sono più attuali le informazioni rilevanti per l’adeguata verifica precedentemente acquisite.
3. Le risultanze del controllo possono condurre all’aggiornamento di dati, informazioni e profili di rischio, all’effettuazione di più ampie e approfondite verifiche, all’individuazione di anomalie e incongruenze che possono condurre alla segnalazione di operazioni sospette, al congelamento dei fondi, all’astensione dall’effettuazione dell’operazione o alla chiusura del rapporto continuativo.

Art. 15
(Obblighi di conservazione)

1. Le imprese conservano in formato cartaceo o elettronico i documenti acquisiti nell’effettuazione dell’adeguata verifica, al fine di:
a) dimostrare all’IVASS le procedure seguite e le misure adottate per adempiere agli obblighi di legge;
b) consentire analisi e approfondimenti da parte della UIF o di qualsiasi altra Autorità competente;
c) consentirne l’utilizzo nell’ambito di indagini o procedimenti su operazioni di riciclaggio, di finanziamento del terrorismo o altri reati.
2. I documenti sono conservati per un periodo di dieci anni decorrenti dalla data di esecuzione dell’operazione occasionale ovvero di chiusura del rapporto continuativo.
3. I documenti devono essere prontamente disponibili, in formato cartaceo o elettronico, su richiesta delle Autorità competenti.
4. La conservazione dei documenti presso un’unica struttura, eventualmente individuata a livello di gruppo ovvero presso terzi, è consentita, purché ciò non determini ostacoli giuridici di riservatezza, privacy – o logistici che compromettano la pronta disponibilità dei documenti stessi.

Art. 16
(Impossibilità di effettuare l’adeguata verifica: obbligo di astensione)

1. Quando le imprese non sono in grado di rispettare gli obblighi di adeguata verifica della clientela di cui agli articoli 9, 10, 11, 12 e 13, non instaurano il rapporto continuativo ovvero non eseguono l’operazione.
2. Se tale impossibilità si verifica per un rapporto continuativo in essere o per un’operazione in corso di realizzazione, le imprese pongono fine al rapporto o all’esecuzione dell’operazione. I fondi, gli strumenti e le altre disponibilità finanziarie eventualmente già acquisite dall’impresa vengono restituite liquidando il relativo importo tramite bonifico bancario su un conto corrente bancario indicato dal cliente ed allo stesso intestato. Il trasferimento dei fondi è accompagnato da un messaggio che indica alla controparte bancaria che le somme sono restituite al cliente per l’impossibilità di rispettare gli obblighi di adeguata verifica della clientela.
3. In ogni caso, le imprese valutano se inviare una segnalazione di operazione sospetta.

Sezione III – Misure semplificate di adeguata verifica della clientela

Art. 17
(Principi generali)

1. E’ prevista la possibilità di applicare misure semplificate di adeguata verifica della clientela nel caso di fattispecie a basso rischio di riciclaggio e/o di finanziamento del terrorismo, specificamente individuate dall’ordinamento.
2. Le procedure semplificate di adeguata verifica della clientela si applicano quando il cliente rientra nelle seguenti categorie:
– soggetti di cui all’articolo 25, comma 1, del decreto;
– uffici della pubblica amministrazione, ovvero istituzioni e organismi che svolgano funzioni pubbliche conformemente al trattato sull’Unione europea, ai trattati sulle Comunità europee o al diritto comunitario derivato;
- soggetti per i quali il Ministero dell’economia e delle finanze con proprio decreto, sentito il Comitato di sicurezza finanziaria, abbia autorizzato l’applicazione, in tutto o in parte, di misure semplificate.

Art. 18
(Modalità di esecuzione)

1. Le imprese, ai sensi dell’articolo 25, comma 4 del decreto raccolgono sufficienti informazioni sulla clientela idonee a stabilire se ricorrono le condizioni di basso rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.
2. Le imprese accertano l’identità del cliente acquisendo i dati relativi alla denominazione, natura giuridica, sede legale, e, ove esistente, codice fiscale del cliente.
3. Le imprese che dispongano di affidabili sistemi e procedure interni per il riconoscimento dei clienti e del personale degli stessi legittimato a rappresentarli nelle transazioni, possono utilizzare tali sistemi e procedure anche ai fini dell’identificazione e della verifica dei dati relativi al cliente e all’esecutore.
4. Le imprese verificano il permanere dei presupposti per l’applicazione della procedura semplificata, con modalità e frequenza stabilite secondo l’approccio basato sul rischio.
5. Le imprese conservano per tutta la durata del rapporto continuativo le informazioni raccolte e gli esiti delle verifiche effettuate per stabilire se un cliente rientri tra quelli cui si applica la procedura di adeguata verifica in forma semplificata.

Art. 19
(Astensione dall’applicazione della procedura semplificata)

1. Le imprese si astengono dall’applicazione delle misure semplificate e si attengono agli adempimenti ordinari o rafforzati di adeguata verifica, salvo che non intendano astenersi dall’effettuazione dell’operazione o dalla costituzione del rapporto continuativo e ferma la valutazione di inviare la segnalazione di operazione sospetta, nei casi in cui:
- vi siano dubbi sull’idoneità o la veridicità delle informazioni acquisite ai fini della riconduzione del cliente alle categorie di cui all’articolo 16;
– non vi siano più le condizioni per la configurazione di un basso rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo – che consente l’applicazione della procedura semplificata – in base al giudizio delle imprese, che si avvalgono, a tal fine, dei fattori indicati nell’articolo 5;
– vi sia comunque il sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo;
– la Commissione europea adotti, con riferimento ad un Paese terzo una decisione di accertamento a norma dell’articolo 40, paragrafo 4, della Direttiva 2005/60/CE; in tal caso le imprese non possono applicare misure semplificate di adeguata verifica della clientela agli enti creditizi e finanziari o società quotate del Paese terzo in questione o ad altri soggetti in base a situazioni che rispettano i criteri tecnici stabiliti dalla Commissione europea a norma dell’articolo 40, paragrafo 1, lettera b), della direttiva 2005/60/CE.

Art. 20
(Esenzione dagli obblighi di adeguata verifica della clientela)

1. Le imprese sono esentate dall’effettuazione dell’adeguata verifica nel caso di rapporti continuativi che rientrano nelle seguenti categorie:
a) contratti il cui premio annuale non ecceda i 1.000,00 euro o il cui premio unico sia di importo non superiore a 2.500,00 euro;
b) forme pensionistiche complementari disciplinate dal decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252, a condizione che esse non prevedano clausole di riscatto diverse da quelle di cui all’articolo 14 del medesimo decreto e che non possano servire da garanzia per un prestito al di fuori delle ipotesi previste dalla normativa vigente;
c) regimi di pensione obbligatoria e complementare o sistemi simili che versino prestazioni di pensione, per i quali i contributi siano versati tramite deduzione dal reddito e le cui regole non permettano ai beneficiari, se non dopo il decesso del titolare, di trasferire i propri diritti;
d) qualunque altro rapporto continuativo caratterizzato da uno basso rischio di riciclaggio e/o di finanziamento del terrorismo che soddisfi i criteri tecnici stabiliti dalla Commissione europea a norma dell’articolo 40, paragrafo 1, lettera b), della direttiva 2005/60/CE, se autorizzato dal Ministro dell’economia e delle finanze con proprio decreto.
2. Le imprese non applicano l’esenzione e si attengono agli adempimenti ordinari o rafforzati di adeguata verifica quando vi sia comunque il sospetto del coinvolgimento in attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo indipendentemente da qualsiasi esenzione, deroga o soglia applicabile.

Sezione IV – Obblighi rafforzati di adeguata verifica della clientela

Art. 21
(Principi generali)

1. Le imprese applicano misure rafforzate di adeguata verifica della clientela, quando sussista un elevato rischio di riciclaggio e/o finanziamento del terrorismo, risultante da specifiche previsioni normative ovvero dall’autonoma valutazione dell’impresa sulla base dei criteri di cui al Capo II, Sezione I. Le misure rafforzate vanno sempre assunte nei seguenti casi:
a) operatività a distanza;
b) persone politicamente esposte;
c) operazioni con fondi provenienti da altri Stati;
d) qualora sia inviata alla UIF la segnalazione di operazione sospetta: in tale caso, l’impresa applica misure rafforzate fino a quando ritenga di poter escludere l’esistenza di un elevato pericolo di riciclaggio;
e) in relazione al ricorso a prodotti, operazioni, tecnologie che possano aumentare il rischio di riciclaggio e/o finanziamento del terrorismo. A tal fine le imprese si avvalgono delle informazioni sulle tipologie operative e sulle tendenze evolutive riguardanti il riciclaggio e il finanziamento del terrorismo pubblicati dalle competenti organizzazioni internazionali e dalle autorità nazionali. Le imprese si avvalgono altresì degli indicatori di anomalia delle operazioni potenzialmente sospette e dei modelli e degli schemi rappresentativi di comportamenti anomali diffusi dalla UIF ai sensi dell’articolo 6 del decreto, nonché delle tipologie indicate dal GAFI.
2. L’adeguata verifica rafforzata consiste nell’adozione di misure caratterizzate da maggiore profondità, estensione e frequenza, nelle diverse aree dell’adeguata verifica.

Art. 22
(Operatività a distanza)

1. Rientra in tale ambito l’operatività svolta dal cliente o dal beneficiario senza la sua presenza fisica presso le imprese; nel caso in cui il cliente o il beneficiario sia un soggetto diverso da una persona fisica, esso si considera presente quando lo sia l’esecutore.
2. L’operatività a distanza realizzata attraverso i sistemi di comunicazione telefonica o informatica richiede una specifica attenzione da parte delle imprese, in considerazione dell’assenza di un contatto diretto sia con il cliente o con il beneficiario, che con i soggetti eventualmente incaricati dagli stessi.
3. Gli obblighi di adeguata verifica si intendono assolti, anche senza la presenza fisica del cliente e del beneficiario, nei seguenti casi:
a) quando l’identificazione e la verifica siano già state effettuate in relazione a un rapporto continuativo in essere;
b) qualora l’impresa si avvalga dell’adeguata verifica effettuata da parte di terzi ai sensi dell’art. 29 e seguenti del decreto;
c) qualora l’impresa acquisisca uno o più dei seguenti documenti da cui risultino i dati identificativi e le altre informazioni richieste ai fini dell’adeguata verifica:
− atti pubblici, scritture private autenticate;
− certificati qualificati utilizzati per la generazione di una firma digitale associata a documenti informatici ai sensi dell’articolo 25 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82;
− una dichiarazione della rappresentanza e dell’autorità consolare italiana, così come indicata nell’articolo 6 del decreto legislativo 26 maggio 1997, n. 153;
d) ove le imprese effettuino l’identificazione e la verifica dei dati relativi al cliente, beneficiario ed esecutore attraverso i meccanismi e le procedure di cui all’articolo 18, comma 3.
4. Nei casi diversi da quelli di cui al comma 3, le imprese sono tenute ad acquisire i dati identificativi e a effettuare il riscontro su una copia – acquisita tramite fax, a mezzo posta, in formato elettronico o con modalità analoghe – di un documento di identità non scaduto, tra quelli di cui all’Allegato tecnico al decreto.
5. Nei casi indicati al comma 4, le imprese provvedono ad un’ulteriore verifica secondo le modalità ritenute più opportune, in relazione al rischio specifico.
6. Qualora l’impresa non sia in grado di ottenere i dati e le informazioni indicate ovvero non riesca a verificare l’attendibilità degli stessi o ad avere altrimenti certezza circa la coincidenza fra il cliente da identificare e il soggetto cui si riferiscono i dati e le informazioni trasmesse ovvero qualora, dalle verifiche e dalle misure effettuate, emerga la falsità o l’incoerenza delle informazioni fornite a distanza, non dà corso all’operazione, non avvia il rapporto continuativo ovvero pone fine al rapporto già in essere e valuta se effettuare una segnalazione di operazione sospetta.

Art. 23
(Persone politicamente esposte PEPs)

1. Le persone residenti in altri Stati comunitari o in Stati extracomunitari che rivestono o hanno rivestito importanti cariche pubbliche sono considerati a più alto rischio di riciclaggio in quanto maggiormente esposti a potenziali fenomeni di corruzione, unitamente ai relativi familiari e alle persone che notoriamente sono loro legate.
2. La qualificazione come PEPs assume rilievo per il cliente, per il beneficiario e per il titolare effettivo.
3. Ciascuna impresa definisce le procedure per verificare se il cliente, il beneficiario o il titolare effettivo rientri nella nozione di persona politicamente esposta; l’intensità e l’estensione delle verifiche vanno rapportate al grado di rischio associato ai diversi rapporti continuativi ed operazioni richieste, secondo il principio di proporzionalità. Al fine di individuare se un dato cliente, beneficiario o titolare effettivo rientri nella nozione di PEPs, le imprese, oltre ad ottenere le pertinenti informazioni dal cliente o dal beneficiario, si avvalgono di ulteriori fonti, quali ad esempio siti Internet ufficiali delle autorità dei Paesi di provenienza, database di natura commerciale.
4. Qualora il cliente, il beneficiario o il titolare effettivo rientri nella definizione di PEPs, l’avvio, la prosecuzione del rapporto continuativo, ovvero l’operazione sono autorizzati dal direttore generale ovvero da una persona che svolga una funzione equivalente ovvero da persona appartenente all’alta direzione a ciò delegata. I soggetti cui è demandata l’autorizzazione all’instaurazione dei rapporti decidono in merito all’eventuale successiva perdita dello status di persona politicamente esposta e alla conseguente applicazione di misure ordinarie di adeguata verifica.
5. Le imprese, sulla base di un approccio basato sul rischio, valutano se applicare misure rafforzate di adeguata verifica a soggetti che, originariamente individuati come PEPs, abbiano cessato di rivestire le relative cariche pubbliche da oltre un anno.
6. Nel caso di operazioni o rapporti continuativi con PEPs le imprese adottano misure adeguate per stabilire l’origine dei fondi impiegati nel rapporto o nell’operazione. A tal fine, con grado di approfondimento proporzionale al rischio di riciclaggio, acquisiscono una specifica attestazione del cliente e verificano le informazioni sulla base di documenti pubblicamente disponibili e/o in base ad attestazioni di soggetti di cui all’articolo 11, comma 1 del decreto.
7. Il controllo costante nel corso del rapporto va effettuato in misura più intensa e frequente di quella applicata ai rapporti caratterizzati da più basso rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.
8. Qualora l’impresa non sia in grado di ottenere i dati e le informazioni indicate ovvero non riesca a verificare l’attendibilità degli stessi, non dà corso all’operazione, non avvia il rapporto continuativo ovvero pone fine al rapporto già in essere e valuta se effettuare una segnalazione di operazione sospetta.
9. Le imprese definiscono le procedure per verificare se il cliente, il beneficiario o il titolare effettivo residenti sul territorio nazionale siano persone che occupano o hanno occupato importanti cariche pubbliche sulla base dei criteri di cui all’Allegato tecnico del decreto. Ove l’operatività con tali persone presenti un elevato rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, le imprese applicano le previsioni del presente articolo anche con riferimento ai familiari diretti di tali persone o a coloro con i quali esse intrattengono notoriamente stretti legami.

Sezione V – Esecuzione da parte di terzi degli obblighi di adeguata verifica della clientela

Art. 24
(Ambito e responsabilità)

1. L’assolvimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela può essere effettuato da soggetti terzi, ferma la piena responsabilità in capo all’impresa tenuta all’osservanza di detti obblighi.
2. Le imprese possono avvalersi dei terzi per tutte le fasi dell’adeguata verifica, ad eccezione del controllo costante di cui all’art. 14 .
3. Il presente Capo non si applica ai rapporti di esternalizzazione nel quadro dei quali i fornitori dei servizi esternalizzati sono considerati, ai sensi dei rispettivi contratti, parte integrante dell’impresa.

Art. 25
(Soggetti autorizzati ad eseguire gli obblighi di adeguata verifica della clientela)

1. Ai fini del presente Regolamento, rientrano tra i soggetti terzi:
a) i soggetti che possono effettuare tutte le fasi consentite dell’adeguata verifica:
– soggetti nazionali di cui all’articolo 11, comma 1 del decreto, nonché le loro succursali insediate in Paesi terzi equivalenti;
– enti creditizi e finanziari comunitari;
– banche aventi sede legale e amministrativa in Paesi terzi equivalenti.
b) i soggetti che possono effettuare solo l’identificazione e la verifica dell’identità del cliente, del beneficiario, dell’esecutore, del titolare effettivo:
− i mediatori creditizi e gli agenti richiamati nell’art. 30, comma 7 del decreto;
− intermediari assicurativi di cui all’articolo 109, comma 2, lettere a) e b) del Codice, operanti nei rami vita, nonché quelli di cui alla lettera d) della citata norma, salvo – per questi ultimi – quanto previsto dalla lett. a), quando hanno assolto gli obblighi di adeguata verifica della clientela in relazione ad altro precedente rapporto continuativo o operazione.
2. Gli obblighi di adeguata verifica non possono essere effettuati da:
a) uno dei soggetti di cui al comma 1, lett. a), al quale l’impresa ritenga di non poter applicare le misure semplificate di adeguata verifica di cui alla Capo II, Sezione IIII, in applicazione delle previsioni ivi indicate;
b) I soggetti che non hanno insediamenti fisici in alcun paese.

Art. 26
(Contenuto e modalità di esecuzione degli obblighi)

1. Gli obblighi di adeguata verifica si considerano soddisfatti attraverso un’idonea attestazione rilasciata dal terzo che abbia provveduto ad adempierli in proprio in presenza del cliente in relazione alla costituzione di un rapporto continuativo tuttora in essere.
2. L’attestazione deve essere riconducibile al terzo attestante, attraverso accorgimenti idonei e deve essere trasmessa dal terzo attestante e non dal cliente. L’attestazione può essere resa in forma cartacea o informatica e in via autonoma ovvero in connessione con specifiche operazioni.
3. Al fine di standardizzare il processo di acquisizione delle informazioni, le imprese responsabili possono predisporre una specifica modulistica per il rilascio delle attestazioni.
4. L’attestazione deve espressamente confermare il corretto adempimento degli obblighi antiriciclaggio da parte dell’attestante, in relazione alle varie attività effettuate. Il contenuto dell’attestazione varia a seconda dello specifico obbligo di adeguata verifica cui essa è diretta. Sulla base di tale criterio, l’attestazione deve contenere:
a) i dati identificativi del cliente, del beneficiario, dell’esecutore e del titolare effettivo ai fini dell’adempimento dell’obbligo di identificazione;
b) l’indicazione delle tipologie delle fonti utilizzate per l’accertamento e per la verifica dell’identità;
c) le informazioni sulla natura e sullo scopo del rapporto continuativo da costituire e dell’operazione occasionale da eseguire ai fini dell’adempimento del relativo obbligo. Non è sufficiente una generica attestazione che il rapporto continuativo non persegue finalità illecite ovvero che i mezzi finanziari utilizzati non hanno origine illecita.
5. Copia dei documenti e delle informazioni acquisite deve essere resa disponibile in sede di verifica da parte dell’impresa responsabile (ove la verifica non sia effettuata dal terzo secondo quanto previsto dal comma 4, lettera b), ovvero inviata tempestivamente, da parte dei terzi, su richiesta dell’impresa responsabile dell’adeguata verifica.
6. Ai fini dell’identificazione del cliente, l’attestazione può essere resa attraverso:
a) la trasmissione di un bonifico che sia eseguito a valere su un conto per il quale il cliente è stato identificato di persona e che contenga il codice identificativo assegnato al cliente dall’impresa che deve effettuare l’identificazione a distanza. In tal caso, l’impresa riceve dal cliente comunicazione dei dati identificativi, assegna il codice identificativo al cliente medesimo, che questi comunica alla banca presso la quale è intrattenuto il rapporto che, a sua volta, verifica la corrispondenza dei dati identificativi e riporta il codice nel bonifico inviato all’impresa unitamente ai suddetti dati identificativi;
b) l’utilizzo di una carta di pagamento, emessa da un soggetto terzo presso cui il titolare è stato identificato di persona, secondo le modalità di seguito indicate:
− il cliente richiede l’instaurazione di un rapporto continuativo all’impresa che deve identificare a distanza, fornendo i propri dati identificativi e quelli della propria carta di pagamento;
− l’impresa addebita la carta di pagamento per un importo concordato con il cliente, inviando al terzo, emittente della carta di pagamento, apposito ordine corredato di un codice identificativo, nonché dei dati identificativi del cliente;
− il terzo, emittente della carta di pagamento, verifica la corrispondenza dei dati identificativi e comunica al cliente il suddetto codice identificativo;
− il cliente comunica tale codice all’impresa che deve identificare a distanza.

Art. 27
(Obblighi dell’impresa che si avvale del terzo)

1. L’impresa responsabile dell’adeguata verifica valuta se gli elementi raccolti e le verifiche effettuate dai soggetti terzi siano idonei e sufficienti ai fini dell’assolvimento degli obblighi previsti dalla legge.
2. Se la verifica di cui al comma 1 dà esisto negativo, l’impresa responsabile provvede, a seconda dei casi e delle circostanze, a:
a) informare il terzo attestante delle eventuali irregolarità o incongruenze riscontrate nella documentazione ricevuta;
b) apportare le necessarie rettifiche o integrazioni;
c) adempiere in via diretta agli obblighi di adeguata verifica;
d) astenersi dall’instaurare il rapporto continuativo o dall’eseguire l’operazione, valutando se effettuare una segnalazione alla UIF qualora ricorrano i presupposti di cui all’art. 41 del decreto.
3. Nell’ambito delle modalità di raccolta e scambio delle informazioni con i soggetti terzi, l’impresa responsabile:
a) definisce le fasi dell’adeguata verifica demandate ai soggetti terzi;
b) individua i dati, le informazioni che è necessario siano trasmessi dai terzi, e le modalità e la tempistica della trasmissione;
c) predispone strumenti, in formato cartaceo o elettronico, per lo scambio tempestivo dei flussi informativi;
d) verifica, nei limiti della diligenza professionale, la veridicità dei documenti ricevuti e la correttezza e attendibilità delle informazioni desunte dagli stessi;
e) acquisisce, ove necessario, informazioni supplementari, dai terzi stessi, dal cliente ovvero da altre fonti.

Capo III Fattispecie particolari

Art. 28
(Contratto per conto altrui)

1. Nei casi in cui il rapporto continuativo si configuri come contratto per conto altrui, anche nella forma di polizza collettiva, il contraente assume la qualifica di cliente e l’assicurato, titolare dell’interesse tutelato dal contratto assicurativo, quella di titolare effettivo del rapporto continuativo.

Art. 29
(Adempimento dell’obbligo di pagamento dei premi assicurativi)

1 Il pagamento dei premi assicurativi – ad esclusione dei premi/versamenti aggiuntivi, per i quali il contraente non è tenuto per obbligo contrattuale –, integrando adempimento di specifica obbligazione contrattuale, può essere utilmente corrisposto anche da soggetto privo di specifico potere rappresentativo. In tale fattispecie il soggetto adempiente assume la posizione di esecutore.

Capo IV Obblighi di registrazione

Art. 30
(Obblighi di registrazione)

1 Le imprese registrano in AUI, secondo le modalità indicate nel decreto e nei provvedimenti della Banca d’Italia, recanti disposizioni attuative per la tenuta dell’archivio unico informatico e per le modalità semplificate di registrazione, le informazioni dagli stessi previste.
2 I dati e le informazioni registrati in AUI trovano corrispondenza con gli omologhi presenti nei registri obbligatori.
3 Le informazioni sono registrate tempestivamente e comunque non oltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell’operazione ovvero all’apertura, alla variazione e alla chiusura del rapporto continuativo.
4 Il termine di cui al comma 3 decorre dal giorno in cui le imprese hanno ricevuto i dati da parte dei soggetti di cui all’articolo 109, comma 2, lettere a) e b), del Codice o dagli altri soggetti terzi che operano per conto delle stesse.

Capo V Agenti e mediatori di assicurazione

Art. 31
(Obblighi di adeguata verifica della clientela)

1. Gli intermediari assicurativi di cui all’articolo 109, comma 2, lettere a), b) e d), del Codice nell’ambito dell’attività di intermediazione assicurativa, in conformità ed in adempimento di quanto previsto dagli articoli 9, 10, 11, 12, 15, 16, commi 1 e 3, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27 agli stessi applicabili:
a) identificano e verificano l’identità del cliente, del titolare effettivo, dell’esecutore ed, al momento della corresponsione della prestazione assicurativa, del beneficiario;
b) conservano in formato cartaceo o elettronico i documenti acquisiti ai fini dell’identificazione dei soggetti di cui alla lettera a);
c) mettono immediatamente a disposizione delle imprese le informazioni ed i documenti acquisiti per l’adempimento degli obblighi d’identificazione della clientela di cui al Capo II;
d) rilevano il comportamento tenuto dal cliente in occasione del compimento dell’operazione o dell’instaurazione del rapporto continuativo, e ne danno notizia alle imprese in conformità a quanto previsto nei relativi accordi e/o istruzioni.

Art. 32
(Obblighi di registrazione)

1. Gli intermediari assicurativi di cui all’articolo 109, comma 2, lettere a), b) e d), del Codice adempiono agli obblighi di registrazione comunicando tempestivamente alle imprese, anche con l’utilizzo di sistemi informatici, e comunque non oltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell’operazione ovvero all’apertura, alla variazione e alla chiusura del rapporto continuativo, i dati e le informazioni di cui ai provvedimenti di Banca d’Italia, recanti disposizioni attuative per la tenuta dell’archivio unico informatico e per le modalità semplificate di registrazione, con riferimento all’attività svolta.
2. Per gli intermediari assicurativi di cui all’articolo 109, comma 2, lettera b), del Codice, gli obblighi di comunicazione dei dati alle imprese, relativi alle operazioni di incasso del premio e di pagamento delle somme agli assicurati, sussistono esclusivamente se tali attività sono espressamente previste nell’accordo sottoscritto o ratificato dalle imprese.

Capo IV Disposizioni finali

Art. 33
(Abrogazioni)

1. Secondo i termini di cui all’articolo 35 è abrogata la circolare ISVAP n. 361 del 27 gennaio 1999.

Art. 34
(Pubblicazione)

1. Il presente Regolamento è pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana, nel Bollettino e sul sito internet dell’IVASS.

Art. 35
(Entrata in vigore)

1. Il presente Regolamento entra in vigore a decorrere dal 1° gennaio 2015.
2. Per quanto concerne i rapporti continuativi, le disposizioni del presente Regolamento si applicano, al primo contatto utile, a tutti quelli in essere a tale data, anche se costituiti prima dell’entrata in vigore del decreto.

Clicca qui per scaricare il regolamento n.5

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