Comunicazione n. 13/17 – chiarimenti in merito al possesso di una casella di posta elettronica certificata

COMUNICAZIONE n. 13/17

Oggetto: chiarimenti in merito al requisito tecnico – informatico relativo al possesso, da parte degli agenti e mediatori, di una casella di posta elettronica certificata, ai sensi dell’art. 18 del D.Lgs. 13 agosto 2010, n. 141.

Ai sensi dell’art. 18, del D.Lgs. 13 agosto 2010, n. 141 (di seguito “Decreto 141”), “l’iscrizione negli elenchi previsti dagli articoli 128-quater, comma 2, e 128-sexies, comma 2, è subordinata al possesso da parte degli agenti e mediatori, ( )”, tra gli altri “( ) di una casella di posta elettronica certificata e di una firma digitale con lo stesso valore legale della firma autografa ai sensi del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e relative norme di attuazione”.
Ai sensi dell’art. 23, commi 3 e 4, del Decreto 141, l’indirizzo della casella di posta elettronica certificata rientra tra i dati che devono essere indicati negli Elenchi degli agenti in attività finanziaria e dei mediatori creditizi; gli iscritti sono tenuti, inoltre, a comunicare all’Organismo entro 10 giorni ogni variazione dell’indirizzo (cfr. comma 6 del medesimo art. 23).
Lo scrivente Organismo, a seguito dei risultati emersi nell’ambito dell’attività di vigilanza effettuata ai sensi di legge, ritiene necessario fornire chiarimenti in ordine alle conseguenze derivanti dal mancato possesso del requisito tecnico – informatico relativo alla casella di posta elettronica certificata (PEC), nonché al corretto utilizzo della medesima.
Gli iscritti negli Elenchi, infatti, sono tenuti non solo al possesso di una casella di posta elettronica certificata, ma anche al mantenimento della medesima in condizioni di efficienza.

L’Organismo ha riscontrato che molte comunicazioni trasmesse agli iscritti negli Elenchi mediante PEC non raggiungono correttamente i destinatari: tra le principali ipotesi di mancata notifica di comunicazioni per cause imputabili al destinatario si è riscontrato “indirizzo non valido” e “casella inibita alla ricezione”.
Al riguardo, si ricorda che le disposizioni del Regolamento Interno dell’Organismo, così come quelle dei Regolamenti integrativi, prevedono il principio per il quale, in caso di mancato ricevimento delle comunicazioni presso la casella di posta elettronica certificata per cause imputabili al destinatario, le medesime si intendono comunque ricevute.

A titolo di esempio, si riportano di seguito le disposizioni più significative:
− artt. 16, comma 3, e 18, comma 2, del Regolamento Interno dell’Organismo, relativi, rispettivamente, alle comunicazioni del provvedimento di iscrizione negli Elenchi e
di diniego di iscrizione;

    • art. 19, comma 6, dello stesso Regolamento, relativo alla comunicazione del provvedimento di cancellazione adottato su domanda dell’interessato;
    • art. 30, comma 1-ter, del Regolamento interno dell’Organismo, relativo alla intimazione alla variazione dei dati contenuti negli Elenchi;
    • combinato disposto di cui agli artt. 3, comma 3 e 10, comma 1, del Regolamento integrativo “concernente la procedura sanzionatoria per le violazioni accertate dall’Organismo nell’esercizio dei propri compiti di controllo e la procedura di cancellazione ai sensi dell’art. 128-duodecies, comma 3, del D.Lgs 1° settembre 1993, n.385” (di seguito, “Regolamento integrativo”), in base al quale la lettera di contestazione che avvia la procedura sanzionatoria, così come i provvedimenti sanzionatori e quelli di archiviazione con i quali si conclude la medesima, sono notificati agli interessati presso la casella di posta elettronica certificata comunicata dagli stessi ai sensi della normativa primaria e regolamentare interna; in caso di mancato ricevimento per cause imputabili al destinatario, la comunicazione si intende comunque ricevuta. I medesimi principi in materia di notifica degli atti sono previsti anche agli artt. 15, comma 5, e 20, del Regolamento integrativo, relativi alla procedura di cancellazione ex art. 128-duodecies, comma 3, del D.Lgs. 1 settembre 1993, n. 385 (di seguito “TUB”).

Posto quanto sopra rappresentato, lo scrivente Organismo sottolinea l’importanza di controllare con la necessaria periodicità la capienza residua della casella di posta elettronica certificata, al fine di porsi in condizione di ricevere le comunicazioni nonché eseguire la procedura di rinnovo della propria casella di posta elettronica certificata prima dell’effettiva scadenza del servizio.

Sarà cura dell’Organismo procedere alla verifica del rispetto della normativa vigente con riferimento alle fattispecie oggetto della presente, riservandosi di avviare ove necessario una procedura di cancellazione ex art. 128-duodecies, comma 3, lett. a), del TUB per perdita di uno dei requisiti richiesti per l’esercizio dell’attività.

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